Dnes, keď technológie prenikajú do každého aspektu nášho života, stáva sa ochrana osobných údajov kľúčovým pilierom etickej a právnej zodpovednosti. Inak povedané, spoločnosť potrebuje určité normy a pravidlá, ktoré presne popisujú hranice a možnosti používania všadeprítomných kamerových systémov. Preto sme sa nedávno stali svedkami veľkého haló, ktoré niesol názov GDPR. Od prvého vydania smernice však už nejaký čas uplynul a dnes by mali byť pravidlá a nariadenia implementované tak, aby boli v súlade s platnými zákonmi.
Máte aj vy doma alebo vo firme/v podniku kamerový systém alebo ho plánujete? GDPR je totiž téma, ktorá vás v prípade monitorovania neminie. Musíte ju riešiť, ak chcete monitorovať zamestnancov v práci alebo máte kamerový systém v bytovom dome? A ako by mal vyzerať vzor GDPR dokumentácie na kamerový systém? Všetko potrebné sa dočítate v nasledujúcom článku.
Čo je GDPR a prečo je dôležité?
GDPR (General Data Protection Regulation) – Všeobecné nariadenie o ochrane údajov je kľúčový kameň v ochrane súkromných údajov osôb žijúcich a zdržujúcich sa na území EÚ. GDPR je legislatíva platná pre štáty Európskej únie, ktorá v roku 2018 plne nahradila zákon o ochrane osobných údajov a zjednotila tak mnohé body obdobných zákonov naprieč všetkými členskými štátmi EÚ. Prečo?
Cieľom GDPR je posilniť práva jednotlivcov v súvislosti s nakladaním s ich osobnými údajmi a zároveň jasne stanoviť rámec a zodpovednosť pre organizácie, ktoré s týmito údajmi pracujú. Základným podnetom, pre ktorý vôbec nariadenie o ochrane údajov vzniklo, je poskytnúť jednotlivcom väčšiu kontrolu nad ich vlastnými citlivými údajmi a zabezpečiť, že ak niekto tieto údaje spracováva, nakladá s nim v rámci určitých mantinelov.
Na druhej strane platí, že GDPR prispieva k dôveryhodnosti organizácií. Jeho implementáciou a dodržiavaním sa tak stávajú vzorom, ktorý jasne reflektuje posolstvo – s vašimi dátami narábame v rámci medzí zákona (a to konkrétne takto…), takže vám nehrozí napríklad ich zneužitie alebo podstúpenie ďalšej strane, pokiaľ s tým nesúhlasíte/nie ste o tom informovaný.
Čo však v prípade, ak sa niekto rozhodne GDPR ignorovať a nebude postupovať v rámci tejto právnej normy? O pokutách za nedodržanie GDPR sa veru už povedalo viac, než dosť. Ide o sumy, ktoré dokážu vážne narušiť chod a taktiež procesy celej spoločnosti. Preto je implementácia GDPR, či už ide o firmu, bytový dom alebo vašu kameru v dome dôležité zabezpečiť. Vlastne… naozaj potrebujete riešiť GDPR aj pri kamere v dome alebo kamerovom systéme v bytovom dome?
GDPR a kamerový systém vo firme. Čo je potrebné?
Mnoho firiem, spoločností a inštitúcií zavádza vo svojich prevádzkach bezpečnostné kamerové systémy. Pohľad na monitorovanie z hľadiska ochrany osobných údajov závisí od účelu monitorovania. Hlavným účelom monitorovania vo firmách je väčšinou bezpečnosť zamestnancov pri práci alebo ochrana objektu pred neoprávneným vstúpením alebo odcudzením majetku.
Monitorovanie zamestnancov kamerovým systémom v súlade s GDPR
Zamestnávateľ má právo inštalovať kamerové systémy a monitorovať zamestnancov za účelom dodržiavania bezpečnostných noriem alebo zamestnávateľom stanovených pravidiel. Avšak zamestnávateľ nesmie zároveň narušiť súkromie zamestnancov, ktorí majú zo zákonníka práce právo na ochranu súkromia a ochrany osobných údajov.
Podľa § 13 ods. 4 zákona č. 311/2001 Z. z. Zákonníka práce platí: „Zamestnávateľ nesmie bez vážnych dôvodov spočívajúcich v osobitnej povahe činností zamestnávateľa narúšať súkromie zamestnanca na pracovisku a v spoločných priestoroch zamestnávateľa tým, že ho monitoruje, vykonáva záznam telefonických hovorov uskutočňovaných technickými pracovnými zariadeniami zamestnávateľa a kontroluje elektronickú poštu odoslanú z pracovnej elektronickej adresy a doručenú na túto adresu bez toho, aby ho na to vopred upozornil. Ak zamestnávateľ zavádza kontrolný mechanizmus, je povinný prerokovať so zástupcami zamestnancov rozsah kontroly, spôsob jej uskutočnenia, ako aj dobu jej trvania a informovať zamestnancov o rozsahu kontroly, spôsobe jej uskutočnenia, ako aj o dobe jej trvania.“
Podľa § 13 ods. 7 Zákonníka práce: „Zamestnanec, ktorý sa domnieva, že jeho súkromie na pracovisku alebo v spoločných priestoroch bolo narušené nedodržaním podmienok podľa odseku 4, môže sa obrátiť na súd a domáhať sa právnej ochrany.“
V tomto prípade ide o oprávnený záujem prevádzkovateľa ako právny základ monitorovania zamestnancov z hľadiska ochrany osobných údajov.
Povinnosti zamestnávateľa z pohľadu GDPR
Zamestnávateľ musí na to, aby mohol monitorovať zamestnancov, dodržiavať zákonom stanovené nariadenia:
- Zavedenie kamerových systémov a monitorovanie zamestnancov musí byť prerokované so zástupcami zamestnancov.
- Pred začatím monitorovania musia byť zamestnanci informovaní o prevádzkovaní kamerového systému.
- Musí uviesť dôvod monitorovania zamestnancov.
- Musí rešpektovať súkromie zamestnancov. Kamerový systém môže byť zavedený v mieste prevádzky alebo vykonávania práce. Kamerový systém by nemal byť nainštalovaný a prevádzkovaný na mieste, kde by mohlo byť narušené súkromie zamestnancov. (napríklad toalety, šatne...)
Likvidácia záznamov z kamerových systémov
V GDPR pôvodne nebola stanovená doba uchovávania. Zamestnávateľ si mohol stanoviť dobu uchovávania. Najlepšie je po dosiahnutí účelu spracúvania osobných údajov záznamy vymazať. Účelom spracúvania osobných údajov môže byť napríklad identifikácia príčiny pracovného úrazu. Aktuálne informácie však prináša nové usmernenie z roku 2020, ktoré v rámci lehôt na uchovávanie záznamov spomenieme ešte v článku nižšie.
GDPR a práva zamestnancov pri monitorovaní kamerovým systémom
Hlavné zmeny, ktoré prináša nové nariadenie GDPR, sú nové práva dotknutých osôb (ktoré sú v tomto prípade zamestnanci) a posilnenie pôvodných práv. Okrem práva byť informovaný má osoba právo aj na prístup k jeho osobným údajom. To znamená, že ak osoba požiada o poskytnutie záznamu, v ktorom bola zachytená, zamestnávateľ musí dotyčnému tento záznam poskytnúť. Poskytovateľ záznamu taktiež musí dbať na práva ostatných. To znamená, že musí poskytnúť len tú časť záznamu, na ktorej je len dotyčná osoba. V prípade výskytu viacerých osôb na zázname by sa mali použiť prostriedky, vďaka ktorým sa nebudú dať identifikovať tieto osoby okrem žiadateľa (napríklad zakrytie, zahmlenie alebo rozmazanie tváre).
Bezpečnostné opatrenia pri monitorovaní
Prevádzkovateľ musí prijať bezpečnostné opatrenia minimálne v nasledujúcom rozsahu:
- Musí si splniť povinnosť informovania voči zamestnancom resp. dotknutým osobám.
- Poučiť osoby oprávnené sledovať alebo manipulovať so záznamami z bezpečnostných kamier.
- Zamedziť prístup ku kamerovým záznamov nepovolaným osobám.
- Záznamy po uplynutí doby určenej vo vnútropodnikovej smernici alebo po dosiahnutí účelu, na ktorý boli uchovávané vymazať, resp. záznamy zlikvidovať.
GDRP a kamerový systém pri monitorovaní za účelom ochrany majetku
Tak trochu iným prípad nastáva, ak ide o monitorovanie iných osôb, než sú zamestnanci (napríklad zákazníci, návštevy...). Väčšinou je táto činnosť vykonávaná za účelom ochrany majetku proti odcudzeniu alebo zničeniu cudzím zavinením. V tomto prípade ide o oprávnený záujem prevádzkovateľa ako právny základ pre monitorovanie.
Čo znamená oprávnený záujem pri monitorovaní kamerovým systémom?
Oprávnený záujem slúži ako právny základ pre spracovanie údajov v prípadoch, keď nie potrebné získať súhlas dotknutej (monitorovanej) osoby. Inak povedané, oprávnený záujem sa vzťahuje na situácie, v ktorých existuje legitímny a pádny dôvod na spracovanie osobných údajov, avšak v danom prípade nie je záujem jednotlivca znevýhodnený.
Ide napríklad o
- Bezpečnostné dôvody: Spracovanie údajov prostredníctvom kamerových systémov na zabezpečenie bezpečnosti osôb a majetku je v mnohých prípadoch považované za oprávnený záujem.
- Prevencia kriminality: Ak organizácia používa kamerové systémy na prevenciu nelegálnej činnosti alebo kriminality, môže to byť považované za oprávnený záujem, pokiaľ je v súlade so zákonom a primerané vzhľadom na ochranu údajov dotknutých osôb.
- Ochrana verejnosti: Monitorovanie verejných miest môže byť oprávneným záujmom v záujme ochrany bezpečnosti verejnosti. Príkladom je monitorovanie priestranstiev obcí za účelom zabezpečenia ochrany verejnosti.
Bezpečnostné opatrenia pri monitorovaní priestorov pre účely ochrany majetku
Aby boli dodržané všetky potrebné bezpečnostné opatrenia pri monitorovaní priestorov za účelom ochrany majetku, je potrebné zo strany prevádzkovateľa vyriešiť minimálne nasledujúce body:
- Povinnosť informovania voči dotknutým osobám (tieto údaje môžu byť zverejnené napríklad na webovej stránke spoločnosti).
- Priestor, ktorý je monitorovaný kamerovým systémom by mal byť označený pri vstupe viditeľným označením.
- Poučenie osôb oprávnených sledovať alebo manipulovať so záznamami z bezpečnostných kamier.
- Zamedzenie prístup ku kamerovým záznamov nepovoleným osobám.
- Záznamy po uplynutí doby určenej vo vnútropodnikovej smernici alebo po dosiahnutí účelu, na ktorý boli uchovávané vymazať, resp. záznamy zlikvidovať.
- Ak sú kamerovým systémom monitorované aj priestory prístupné verejnosti vo veľkom rozsahu, prevádzkovateľ musí vypracovať aj posúdenie vplyvu.
GDPR a kamerový systém na vlastnom pozemku a kamerovom dome
Ak si chcete zabezpečiť kamerový systém ako súkromná osoba a dôvodom je zabezpečenie ochrany vlastného majetku alebo bezpečnosti, nemusíte v rámci GDPR vypracovať žiadne extra dokumenty alebo sa smernicou riadiť. Nejedná sa totiž o monitorovanie za účelom podnikateľskej alebo komerčnej činnosti. Dôležité je však splniť jeden dôležitý bod – oblasť, ktorú kamera monitoruje, musí byť vo vašom vlastníctve. Akonáhle snímate napríklad aj časť susedného pozemku, je už situácia iná.
Druhou, často riešenou hádankou, sú kamerové systémy v bytových domoch, inak známych aj ako panelákoch. Mnohé spoločenstvá majiteľov bytových domov si montujú kamerové systémy z dôvodu zabezpečenia ochrany svojich príbytkov a taktiež zamedzenia vandalizmu v spoločných priestoroch (napr pivnice a pod.). Kým na jednej strane platí, že ide o oprávnený záujem, problémom môže byť samotné schvaľovanie kamerového systému. Tu je, podľa Občianskeho zákonníka, potrebná nielen nadpolovičná väčšina majiteľov bytov v bytovom dome, ale dokonca stopercentná. Inak povedané, s kamerami musí súhlasiť každý.
SECURIAPRO TIP: Viac informácií o tom, kedy je monitorovanie zákonné a nezákonné sme zhrnuli v článku Bezpečnostné kamery a GDPR.
Vzor dokumentácie GDPR pre kamerové systémy. Ako by mala vyzerať?
Ak spadáte podľa vyššie uvedených informácií do skupiny, kedy je vo vašom prípade potrebné zabezpečiť dodržiavanie pravidiel uvedených v smernici, zrejme vás budú zaujímať nasledovné informácie. Inak povedané, GDPR v tomto rozsahu sa vás týka, ak zhromažďujete a uchovávate záznamy o osobách, ktoré vstupujú do monitorovaného priestoru a sú identifikovateľné (a nevzťahuje sa na vás oprávnený záujem – viď vyššie).
V tomto prípade je dôležitým dokumentom Usmernenie 3/2019 k spracúvaniu osobných údajov prostredníctvom kamerových zariadení, prijaté v januári 2020. Príkladom je plnenie informačnej povinnosti v niekoľkých vrstvách (nielen označenie “Priestor je monitorovaný kamerovým systémom”). Dôležitým bodom je aj doba uchovávania záznamov, ktorá v prípade, ak presahuje 72 hodín, potrebuje doplniť o legitímne zdôvodnenie, prečo sú záznamy uchovávané dlhšie.
Vzor GDPR ku kamerovému systému
Dokumentácia k GDPR pri kamerových systémoch by mala byť dôkladná, prehľadná a zabezpečovať súlad so všetkými bodmi nariadenia o ochrane údajov. A to najdôležitejšie – mala by byť ušitá na mieru vašej spoločnosti. Keďže ide o unikátne údaje, situácie, dôvody a spôsoby narábania s osobnými údajmi, neexistuje uniformný vzor dokumentácie GDPR v rámci kamerových systémov, kde stačí len vymeniť údaje firmy.
Prinášame však prehľad základných prvkov, ktoré by mala takáto dokumentácia obsahovať.
- Informácie o zodpovednej osobe za spracovanie údajov
- Účely spracovania osobných údajov
- Právny základ spracovania osobných údajov
- Popis osobitných skupín dotknutých osôb
- Typy osobných údajov, ktoré sa budú spracovávať
- Podrobný popis bezpečnostných opatrení a kontrolných mechanizmov
- Pravidlá a lehoty uchovávania osobných údajov
- Práva dotknutých osôb a ich prístup k údajom
- Možnosti na odhlasovacie mechanizmy pri zrušení súhlasu
- a pod.
Získali ste potrebné informácie k tomu, aby ste svoj nový kamerový systém prevádzkovali v súlade so zákonom? Veríme, že vám tieto informácie pomohli. V prípade, ak potrebujete poradiť, pokojne sa na nás obráťte alebo si rovno vyberte niektorý z našich kamerových systémov.